Épicerie : nos conseils pour choisir un logiciel de caisse
Le logiciel de caisse doit être inclus dans le matériel essentiel de votre commerce. Dans une épicerie fine, le choix de l’outil adapté permet de vous simplifier la tâche au niveau de la comptabilité et la gestion du stock. Wino vous propose de découvrir les nombreux avantages d’un logiciel de caisse, ainsi que les critères pour trouver le plus approprié.
Pourquoi acquérir un logiciel de caisse enregistreuse pour votre épicerie ?
De nombreuses épiceries optent désormais pour une caisse enregistreuse dans leur activité, car cela améliore considérablement leurs performances. Lorsque les clients affluent, les références sont nombreuses et cela peut créer des complications. Il faut procéder au scannage avec un lecteur de code-barres ou peser certains produits. Tout doit être fait rapidement pour ne pas créer de longue file d’attente dans votre boutique et offrir une expérience d’achat fluide en magasin.
Le logiciel de caisse est un logiciel spécialement conçu pour les commerces, et qui se compose généralement de deux parties. La première d’une application en magasin avec la fonction de caisse enregistreuse et la deuxième d’un tableau de bord pour la gestion de l’entreprise.
Les logiciels de gestion de caisses permettent aussi aux commerçants d’être conformes à la législation, car toutes les nouvelles normes sont intégrées par les éditeurs.
Les principales fonctionnalités d'un logiciel de caisse
Le logiciel de caisse simplifie le suivi des ventes grâce à son couplage avec une caisse enregistreuse. Il assure également la gestion commerciale de votre épicerie. Ses principales fonctionnalités sont :
- la saisie des articles et produits,
- l’édition des tickets de caisse,
- la sélection du mode de paiement,
- la gestion des fichiers clients et fournisseurs,
- la gestion du stock,
- le scannage des codes-barres,
- l’analyse des ventes, des performances.
Le logiciel d’encaissement permet d’optimiser la gestion des caisses et de la comptabilité, notamment l’établissement des reçus et la facturation tout au long de la vente. C’est un outil que vous pourrez également utiliser pour gérer les fiches clients. Vous consultez l’historique de chaque client, les détails sur ses achats et ses préférences par exemple. Le logiciel de caisse facilitera ainsi la mise en œuvre d’un programme de fidélité. Les commerçants l’utilisent aussi dans leurs campagnes marketing en ce qui concerne l’envoi de courriers, de newsletters, l’e-mailing, etc.
Un logiciel de caisse moderne permet d’assurer différents aspects de la gestion du stock, de la trésorerie et bien d’autres. C’est une véritable solution comptable qui vous accompagne au quotidien dans le pilotage de votre activité. D’autres outils sont aussi très utiles dans les épiceries comme la balance connectée qui peut reconnaître les produits pesés en caisse.
Quels critères pour choisir le meilleur logiciel de caisse pour une épicerie ?
Pour choisir un logiciel de caisse performant, vous devez tenir compte de critères tels que :
- le respect de la conformité des normes NF 525 et RGPD,
- la simplicité d’utilisation,
- la sécurité des données,
- le rapport qualité-prix.
Faisant partie des éléments indispensables pour gérer votre épicerie, le logiciel doit être certifié conforme par l’éditeur du logiciel ou bien être certifié par l’AFNOR avec la norme NF 525. Cette dernière est instaurée pour lutter contre la fraude à la caisse enregistreuse. Tous les logiciels doivent également satisfaire au RGPD, le Règlement général sur la protection des données, qui encadre le traitement des données personnelles.
Pour optimiser les processus, vous devez aussi vous équiper d’un matériel simple d’utilisation et parfaitement adapté à votre épicerie. La sécurité est également importante, puisque les données de vos clients et fournisseurs sont des informations sensibles, surtout celles liées aux transactions. Un verrouillage par mot de passe permet de limiter les accès à l’interface du logiciel de caisse.
Pour évaluer le prix du logiciel d’encaissement pour épicerie, vous tiendrez compte de ses fonctionnalités ainsi que l’ensemble des services associés. Les éditeurs proposent souvent des options comme la maintenance, les mises à jour avec attestation de conformité, etc.
Comment fonctionne le logiciel de caisse Wino ?
Les logiciels de caisse ont été améliorés au fil des années par les développeurs pour faciliter l’activité des commerçants. Leur utilisation est aujourd’hui assez simple.
Utilisation des fonctionnalités de base
L’opérateur effectue la saisie des opérations d’achat ou de vente tout en mentionnant la référence des produits. Le logiciel d’encaissement pour épicerie ressort alors de façon automatique le prix unitaire et les informations enregistrés sur chaque produit. Il réalise également les additions relatives aux produits pour donner le total. Vous pourrez appliquer automatiquement les déductions à réaliser comme les rabais, remises ou escomptes, mais aussi le calcul des impôts et taxes sur les ventes. Le logiciel de caisse se charge de ressortir les chiffres nets de l’activité commerciale.
Pour interagir avec le logiciel d’épicerie, l’opérateur utilise un clavier numérique ou directement l’écran pour une interface tactile. Votre outil traitera les différentes modalités de paiement. Pour les règlements en espèces, l’opérateur indique au client le montant total à payer. Dès que le paiement est fait, il communique la somme à la machine, qui envoie au besoin une information au tiroir-caisse pour déverrouiller la sécurité. Le logiciel calcule aussi automatiquement la monnaie à rendre. Dans le cas d’un paiement électronique, le logiciel de caisse peut retenir les statistiques sur les créances clients pour les paiements à crédit.
Autres fonctionnalités du logiciel de caisse
Grâce aux progrès de la technologie, votre logiciel d’encaissement sur écran tactile, dédié à votre épicerie, peut proposer bien d’autres options. Compatible avec la vente en ligne, les clients peuvent aisément commander des produits en ligne qu’ils viendront récupérer en magasin. C’est le concept du « click and collect ». Vous avez pour projet d’ouvrir un commerce ? N’hésitez pas à consulter nos conseils pour l’ouverture d’une cave ou d’une épicerie fine avec toutes les clés pour réussir votre activité.
D’un autre côté, le logiciel de caisse permet d’assurer les contrôles internes au sein de votre épicerie. C’est un moyen de mesurer les performances de la gestion, l’une des priorités de toute activité commerciale. En optant pour un logiciel d’encaissement, vous pourrez effectuer plus aisément certaines vérifications. Les opérations étant réalisées par l’outil, cela réduit les risques de détournements par les caissiers. Le ticket édité est ainsi valable à double titre. Il transmet aux clients les données relatives à leurs achats et représente un témoin conservé dans le logiciel sur l’ensemble des opérations réalisées. Un tel système garantit la crédibilité de l’information et la mise en place d’un circuit de contrôle interne dans votre cycle des ventes.
D’autres avantages peuvent s’ajouter selon le type de logiciel de caisse que vous choisissez pour votre épicerie. Bien que n’étant pas obligatoire d’un point de vue légal, son utilisation est particulièrement utile pour l’enregistrement des ventes. Cela vous permettra de fournir facilement tous les justificatifs nécessaires à l’administration fiscale.
